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RUT.  El Registro Único Tributario

¿Qué es el RUT?

El Registro Único Tributario o RUT,  es un sistema  que permite identificar, ubicar y categorizar los contribuyentes.

El formulario de registro único tributario Funciona de forma única y clasifica a las personas naturales y jurídicas en diferentes categorías con respecto a sus obligaciones tributarias.

Su finalidad, es mantener un catálogo de los contribuyentes declarantes del Impuesto sobre la Renta.

De la misma forma, se incluyen los no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonios, los responsables del régimen común o simplificado, los importadores y exportadores.

Este registro único también contempla a los agentes retenedores, los usuarios de aduanas y cualquier otro sujeto de obligaciones

El RUT, está sujeto a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la cual supervisa y dirige su funcionamiento.

rut agendar cita

¿Cuál es su utilidad?

El RUT, avala e identifica la actividad económica ante terceros.

Es decir, funciona frente a quienes sostiene una actividad de tipo comercial, laboral o económica. Señalando las obligaciones con respecto al Estado colombiano

A través del RUT, se proporciona información veraz a la DIAN. La cual se encuentra clasificada y actualizada, lo que la hace altamente confiable.

Esta información, se refiere a todos los entes obligados a registrarse en este sistema, lo que permite una gestión eficaz en relación a los recaudos tributarios.

Este registro facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, simplificando efectivamente los trámites.

¿Como adquirir el RUT?

Para ello, se debe llenar un formulario y puede adquirirse fácilmente a través de su portal en internet.

Este proceso puede ser realizado por la persona directamente o asistido por un funcionario acreditado.  En este último caso, se realizará en los puntos de atención a nivel nacional.

Para realizar el trámite a través de internet, es necesario ingresar al sitio Web de la DIAN. La dirección es www.dian.gov.co.

Luego de acceder a este portal, se debe elegir la opción RUT, ubicada del lado derecho. Al desplegarse el menú, se selecciona la opción inscripción en el RUT.

A continuación, se debe seleccionar el tipo de inscripción que se ajusta a las exigencias legales de sus actividades y realizar los pasos que indica el sistema.

Tipos de inscripción en el RUT.

Existen 4 categorías para realizar la inscripción, ellas se sujetan a las características de cada contribuyente.

 

1.- Inscripción virtual persona natural o jurídica no obligado a registro en Cámara de Comercio

Esta categoría incluye a las personas naturales que están sometidas al régimen simplificado del Impuesto al Valor Agregado  (IVA).

2.- Persona natural o asimilada

Esta inscripción está destinada a personas naturales que desarrollan actividades que no están consideradas mercantiles. Dentro de este renglón, se incluyen las prácticas médicas u odontológicas y cualquier actividad exenta del IVA.

Los asalariados y rentistas de capital están incluidos en este módulo.

También corresponde a las personas con NIT asignado con anterioridad al mes de septiembre de 2.004 y que aun no se han reinscrito.

3.-Persona Jurídica o Asimilada

Aquí se incluyen las personas jurídicas de reciente aparición y que no necesitan disponer de registro mercantil para desarrollar sus actividades.

Es decir que no requieren del certificado de la Cámara de Comercio.

También las personas jurídicas  cuyo NIT fue asignado antes de septiembre del 2.004, sin haber hecho su reinscripción posteriormente.

4.- Clientes que requieren la inscripción en la Cámara de Comercio

Aquí se engloban las personas naturales o jurídicas que no poseen el NIT, y deben registrarse o adquirir el certificado de la Cámara de Comercio.

En general, el procedimiento es similar en cualquier de las opciones seleccionadas.

Simplemente se debe ingresar la información que se requiere en cada uno de los pasos.

Los formularios son bastante similares, sin embargo, cada uno recoge información distinta, concerniente a  cada tipo de inscripción.

Si la persona ya está registrada, será imposible realizar un nuevo registro. En ese caso, debe solicitar una copia del RUT.

El NIT, es el Numero de Identificacion Tributaria. Este número es asignado por la DIAN de forma única. Se obtiene cuando se realiza el registro en el RUT.

La formalización de la inscripción requiere la presentación de los documentos solicitados durante el registro en los puntos habilitados por la DIAN a tal efecto.

También es posible formalizar el registro ante la Cámara de Comercio si se requiere de la matrícula mercantil.

¿Quiénes deben inscribirse en el RUT?

  • Las personas y entidades contribuyentes. Es decir, quienes declaran impuestos sobre la renta.
  • Las persona no contribuyentes que declaran ingresos o patrimonios.
  • Los responsables del impuesto sobre ventas.
  • Los agentes retenedores, importadores y exportadores.
  • Las personas naturales con deberes laborales ante terceros.
  • Quienes despliegan actividades profesionales en la compra y venta de moneda extranjera.

¿Quiénes están exentos del RUT?

Los usuarios aduaneros no están obligados a inscribirse en el Rut cuando las operaciones de importacion o exportacion en calidad de tránsito aduanero.

De igual forma, sucede con los extranjeros residentes, las misiones diplomáticas, técnicas y consulares.

Igualmente, los transportadores internacionales no residentes, los remitentes y destinatarios de mercancías par tráfico postal y envíos urgentes, no presentan obligación de inscribirse en el RUT.

En estos casos, las personas naturales y los representantes de las personas jurídicas, pueden identificarse con el número de pasaporte, su documento de identidad o los documentos acreditados por la misión.

¿Cuándo debe realizarse la inscripcion al RUT?

Cuando se refiere a personas que asumen una nueva obligación tributaria, la inscripción debe hacerse previa al despliegue de las actividades comerciales.

Es decir:

  • Al inicio de la actividad mercantil.
  • Al cumplir las obligaciones que administra la DIAN
  • Previo a la realización de actividades aduaneras. Esto incluye transito, importaciones y exportaciones.

Las personas naturales que adquieran obligación de declarantes. Aquellas personas que durante el año gravable adquieran este compromiso deben registrarse en el plazo de un año.

La inscripción en el RUT tiene vigencia indefinida. Por lo cual no se exige la renovación.

Esto, está contemplado en el Art. 6 del decreto 2788 de agosto de 2004.

Requisitos para tramitar el RUT

 

La Cédula de ciudadanía. Esto incluye a las personas mayores de edad.

Los menores de edad, deben presentar el Registro Civil de Nacimiento. A este documento se debe anexar la debida identificación del representante legal.

Los extranjeros deben presentar su pasaporte.

Los requisitos varían de acuerdo a la naturaleza de las actividades u obligaciones tributarias de la persona natural o juridica.

En este sentido, es conveniente visitar la plataforma del DIAN, en la cual se encuentran de forma detallada.

Actualmente no se exige presentar el formulario completo de la DIAN. Por lo tanto se puede descargar en PDF al culminar el proceso de registro.

Este documento servirá en casos de consultas posteriores.

El trámite de registro es completamente gratuito.

La actualización del Rut puede hacerse en cualquier momento, a través del portal.

 

¿Cuándo es necesario reinscribirse?

La DIAN, creó el Registro Único Tributario, con el fin de unificar y organizar debidamente la información correspondiente a las obligaciones tributarias de todas las personas.

Por lo tanto, este registro, mediante la Ley 863 de 2.003 reemplazó algunos otros mecanismos de control, Estos son:

El anterior Registro Único de la DIAN.

Registro Nacional de Vendedores, Exportadores de Bienes y Servicios, Usuarios Aduaneros; y Profesionales de Compra y Venta de Divisas.

Según el decreto 2788, de agosto de 2004, todas las personas naturales o jurídicas ya inscritas en los registros mencionados, deben reinscribirse en el RUT.

RUT

Guía rápida para el registro

1.- Escoger una oficina cercana a la ubicación.

Esta información se encuentra en el portal de la DIAN.

También puede conocerse a través de una llamada al servicio de atención telefónica por el número de atención nacional 019001115462 o al 5462200 de Bogotá.

2.- Establecer la categoría de la inscripción.

La escogencia corresponde a los criterios que rigen la actividad comercial del ente a registrar y el régimen tributario.

Se considera régimen simplificado si la persona posee un ingreso anual por debajo de las 4000 Unidades de Valor Tributario.

El régimen común, engloba a quienes poseen ingresos anuales que superan esta cifra de UVT.

3.- Recabar los  documentos

Estos están destinados a comprobar la identidad del solicitante.

Las personas naturales necesitan su cédula de ciudadanía o de extranjería según el caso.

Si es persona jurídica, los documentos están referidos a la identificación y constitución de la empresa. Incluye la revisoría fiscal, matrícula mercantil y cualquier otro que se solicite. Esto se debe verificar antes en el portal.

4.- Agendar la cita en el DIAN.

Para agendar la cita de la dian para el rut se puede hacer de dos maneras:

Por vía electrónica, a través del portal; por vía telefónica, llamando a los números referidos anteriormente.

5.- Tomar nota de los datos que se requieren para formalizar el  registro, el día y hora de la cita.

Llenado del formulario

 

El formulario contiene varias hojas. Debe llenarse de forma correcta. Para ello, es conveniente tomar el tiempo necesario y revisar todos los datos antes de enviar.

RUT

Como parte de la atención al usuario, el formulario posee enlaces de ayuda en caso de presentarse dudas con respecto a la información solicitada.

Al final del formulario, se encuentran varias opciones.  Están presentadas en forma de botones, los cuales incluyen un botón borrador que servirá para guardar el avance del proceso.

Este permite además de guardar los avances, modificar posteriormente cualquier dato.

Al concluir el llenado del formulario, se debe guardar el formato 001 y luego utilizar el botón enviar.

Usualmente se solicita al usuario que adjunte algunos documentos, como la Cédula de ciudadanía. Los adjuntos deben anexarse en formato PDF.

En el transcurso de 5 días, se recibe un correo, conteniendo el formato PDF de la certificación de inscripción al formato RUT.

Las personas jurídicas y las personas asimiladas que necesitan acreditar la titularidad de cuentas de ahorro o corrientes, recibirán el NIT, mediante el formato 1648.

Con éste formato, el usuario deberá realizar la apertura de la cuenta en la entidad bancaria correspondiente. Este trámite será previo a la formalización del formato RUT.

El formato 1648, tiene vigencia durante 30 días, luego de este periodo puede prorrogarse hasta 60 días más.

El portal de la DIAN, ofrece muchos recursos para facilitar el trámite.

Entre ellos, están una serie de videos para capacitar de forma rápida al usuario. También se encuentran cartillas que ofrecen información sobre la manera más eficaz de realizar este proceso.

El Rut es un documento necesario para una gran variedad de actividades de tipo comercial y es solicitado en algunos procedimientos mercantiles.

Informarse de forma clara y precisa de todos los procedimientos y requisitos es el primer paso para realizar la gestión de formato Rut de forma fácil y rápida.

Otras consideraciones importantes son llegar a la hora pautada, presentar todos los documentos y una vez obtenido el RUT guardarlo en un lugar seguro.

Una última e importante recomendación es verificar el valor actual de las UVT, ya que este varía constantemente.