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Trámites Para Apostillar

Los trámites para apostillar en Colombia, pueden realizarse en línea y de forma rápida.

En la actualidad, la simplificación en los trámites y la ventaja de poder hacerlos a través del internet, reduce las complicaciones que generalmente se asocian a este tipo de diligencias.

tramites para apostillar en linea

Escuchar por primera vez este requisito, suele generar una serie de dudas, en las siguientes líneas, se procura despejar algunas de ellas…

¿Qué es apostillar?

Este proceso, tiene como fin la certificación de las firmas que emiten los servidores públicos en ejercicio de sus funciones.

Estas firmas, deben estar registradas en el Ministerio de Relaciones Exteriores.

La apostilla, confiere efectos legales al documento fuera de las fronteras nacionales.

Es decir, este documento al ser apostillado, extiende su validez a países que son parte del Convenio de Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros.

Este convenio, fue suscrito en La Haya en 1961.

¿Cuándo se “apostilla” un documento?

Los trámites para apostillar, deben iniciarse en determinadas circunstancias, por ejemplo:

Cuando el documento requiere plenos efectos legales en un país que forma parte del Convenio de La Haya de 1961.

Los documentos traducidos, también deben ser apostillados en el país de origen, para ser válidos en Colombia.

El Ministerio de Relaciones Exteriores, es el ente encargado de realizar la apostilla, y esta se coloca siempre sobre la firma del notario público.

apostillar

Los documentos que se apostillan usualmente son los títulos de grado, las partidas o certificados de nacimiento, las actas o certificaciones de matrimonio, y otros documentos afines.

No obstante, los Registro, escrituras y algunos documentos notariados, también requieren de la apostilla.

Es conveniente apostillar cualquier documento que deba ser presentado como requisito legal para un beneficio o derecho específico.

Por ejemplo, para fines laborales en el extranjero, es conveniente poseer los documentos que certifican el vínculo matrimonial, pues algunos beneficios incluyen al cónyuge.

Lo mismo sucede con respecto a los hijos.

En este sentido , es favorable apostillar los documentos que certifican el nacimiento y los vinculas de consanguinidad.

 

¿Cómo son los trámites para apostillar?

Los trámites para apostillar, pueden hacerse desde la comodidad del hogar u otro lugar, en el cual se disponga de internet.

Este proceso, se inicia de forma personal.

apostilla o legalización en linea

Es decir, no se requiere de terceras personas para gestionar los diferentes pasos del proceso.

El portal, se encuentra disponible las 24 horas, y funciona todos los días de la semana.

Por ello, los trámites para apostillar suelen requerir de pocos días para obtener un resultado favorable.

Asimismo, es muy económico para el usuario.

En este sentido, no es necesario asistir a las oficinas del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia ni solicitar citas previas.

 

Pasos para iniciar el proceso de Apostilla:

pasos para apostillar

Paso Nº 1 iniciar el trámite en línea

1.- Entrar al portal del Ministerio.

Utilizar la opción “Trámite de apostilla y legalización en línea”

 

2.- Reunir todos los documentos necesarios.

Estos, deben estar debidamente firmados de forma manuscrita, la firma debe ser del funcionario, y contener su cargo y nombre completo.

Como se aclaró en párrafos anteriores, esta firma debe estar registrado en el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Verificar previamente los requisitos, hará más fácil el primer paso de los trámites para apostillar.

Los requisitos, son diferentes según el tipo de documento para el cual se solicita la apostilla.

Estos requisitos, se encuentran de forma detallada en la dirección del portal, en el enlace www.cancilleria.gov.co/apostilla-legalizacion.

Es necesario acceder a la sección “requisitos”

3.- Adjuntar el documento a apostillar

Escanear el documento que necesita la apostilla y legalización.

Dicho documento debe estar completo y legible.

Ambas caras deben ser escaneadas.

escaneo de documentos

Se amerita que esté en formato PDF y tenga un peso inferior o igual a 11 Mb.

Durante el proceso sólo se puede solicitar una apostilla por cada original.

El archivo generado, debe cargarse en el aplicativo.

Por cada solicitud, es posible cargar hasta un máximo de 10 documentos.

Los mismos, deben estar digitalizados de forma individual. Es decir, cada documento se presentará como un archivo individual.

Si el documento para el cual se solicita la apostilla no se encuentra en la lista desplegable, se debe elegir la opción “otros documentos”

 

Paso Nº 2 Verificar los resultados de la solicitud

1.- Revisar el correo electrónico

Es necesario estar atento al resultado de la solicitud, revisando periódicamente el correo electrónico que se suministró durante el paso Nº 1.

Esto también puede realizarse en el portal de la Cancillería, en la opción “Consulte su trámite”

La respuesta, suele recibirse dentro de los tres días siguientes a la solicitud inicial.

revisar respuesta de apostilla

2.- Pago del valor correspondiente.

Al revisar la respuesta, debe pagarse el importe correspondiente al trámite.

Debe verificarse atentamente la respuesta, pues los pagos realizados no tienen devolución y no es posible hacer correcciones.

El número que se otorga para hacer el pago sólo tiene un dia de vigencia. Por ello, es necesario estar atento a la recepción de la respuesta.

Si por cualquier motivo, es necesario re-liquidar el pago, debe hacerse ingresando al aplicativo, en la opción “costos y pagos”.

3.- Consultar la apostilla.

Esta, llegara al correo suministrado.  También es posible consultar directamente en la plataforma, accediendo al enlace: https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/documento.aspx

 

Requisitos para los trámites de apostilla por tipo de documento

  • Los Registros Civiles expedidos por las Registraduría (Distrital, Municipal, Auxiliar o Especial) o Inspecciones de policía:

Copia escaneada del registro civil.  Con un máximo de 90 días luego de su expedición.

El documento debe poseer el adhesivo respectivo de recaudos. De la misma forma la firma, el cargo y el nombre del funcionario deben ser visibles y legibles.

  • Los Registros Civiles, procedentes de Notarías y las Escrituras Notariadas:

Copia fiel del original.

Es decir, del documento que reposa en los archivos de la notaría correspondiente.

En caso contrario, debe enviarse el aval del notario respectivo.

  • Documentos privados (firmados por personas naturales o jurídicas):

El documento original. La firma debe estar registrad en la notaria correspondiente.

En algunos casos, debe presentarse personalmente.

  • Cédula de ciudadanía:

Se debe solicitar la autenticación de una fotocopia en la notaria mas cercana.

  • Tarjeta de identidad:

Cuando es de color rosado, se puede apostillar o legalizar cuando la firma del registrador está en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

De lo contrario, se debe solicitar la autenticación en la notaría.

  • Cédula de Extranjería:

Es necesario solicitar la autenticación. Esta se hará en la notaría de preferencia. Deberá presentarse original y copia.

  • Pasaporte:

Debe presentarse la copia legible del documento.

apostillar pasaporte

 

Recomendaciones

Los requisitos anteriores, son solicitados en los casos convencionales y van en unión de otros requisitos básicos para el proceso.

No obstante, es posible que para algunas situaciones especiales, puedan variar.

Por lo tanto, lo más indicado es verificar en la plataforma de la Cancillería cualquier otro requisito necesario.

Es necesario aclarar, que el Ministerio de Relaciones Exteriores representa la única Autoridad Competente para apostillar y legalizar documentos en Colombia.

También es importante conocer, que el costo para apostillar, es único por cada documento.

Esto significa que no varía, independientemente del número de hojas que contenga.

Para facilitar la respuesta, y reducir el tiempo de los trámites, se debe verificar que todos los documentos cumplan los requisitos de legibilidad.

De la misma forma, el documento ya escaneado debe apreciarse en su totalidad de hojas, líneas y palabras.

Las firmas y sellos deben estar claramente visibles, pues de ellos, dependerá una respuesta rápida y favorable para el solicitante.

Durante el inicio de los trámites, debe agregarse un correo al cual exista el debido acceso.

Olvidar la clave, utilizar el correo de una tercera persona, o cometer errores en su introducción, puede entorpecer el proceso de tramitación.

Si se toman en cuenta todas estas recomendaciones, y se siguen debidamente todos los pasos, se obtendrá una respuesta sin demoras.

En suma, gracias a la innovación y simplificación, es posible realizar los trámites de apostilla de forma fácil, rápida y económica.